Spis treści:
- Introducere
- Ce este un sistem de flux de lucru și de ce are un impact atât de mare asupra îmbunătățirii productivității?
- Cum funcționează programul de fluxuri de lucru?
- Ce documente pot fi procesate prin intermediul sistemului de fluxuri de lucru?
- În ce constă software-ul de flux de lucru?
- Care sunt beneficiile pe care le aduce organizației implementarea unui program de fluxuri de lucru?
- Cum raționalizați procesele de lucru ale companiei dumneavoastră?
- V-Desk – software pentru gestionarea fluxurilor de lucru
În lumea de astăzi, în care productivitatea și eficiența sunt esențiale pentru succesul afacerii, utilizarea unor fluxuri de lucru practice joacă un rol din ce în ce mai important. Mulți oameni se întâlnesc cu siguranță cu acest termen în fiecare zi, dar nu toată lumea știe în detaliu ce înseamnă de fapt.
Un sistem de flux de lucru este un instrument de control și automatizare a proceselor de afaceri. Acesta face posibilă eficientizarea muncii și minimizarea erorilor datorate factorului uman. În acest articol, vom prezenta exact cum funcționează un program de flux de lucru, ce beneficii oferă și în ce industrii este cel mai des utilizat. Sunteți gata să explorați subiectul fluxului de lucru? Vă invităm să citiți în continuare.
Ce este un sistem de flux de lucrui și de ce are un impact atât de mare asupra îmbunătățirii productivității?
Nu vreau să vă ofer o definiție specifică a fluxului de lucru, deoarece nu există o singură explicație bună a acestui concept. Construcția definiției, pentru fiecare companie și experiențe diferite, poate fi ușor diferită. În sens general, fluxul de lucru este o metodă și un sistem de ghidare a proceselor efectuate de angajați, după o definire prealabilă de către management. Managerii distribuie munca și activitățile în vederea unor orientări, proceduri și, de asemenea, competențe personale prestabilite. Ca urmare, angajații din diferite departamente desfășoară procese, adesea fără să cunoască sau să înțeleagă structura generală sau fluxurile de lucru din alte departamente ale organizației.
Termenul de flux de lucru în sine este tradus în poloneză prin workflow. De asemenea, este adesea înțeles ca fiind fluxul de informații între angajații individuali. În multe organizații, procesele de lucru sunt predeterminate și modelate prin intermediul instrumentelor BPM.
Cum funcționează sistemul de fluxuri de lucru?
După cum am mai scris, software-ul de flux de lucru este un instrument care permite controlul și automatizarea proceselor de afaceri. Modelată și tratată în software sau în aplicație este o secvență de sarcini care definește întregul ciclu de viață al unui document (de exemplu, facturi, contracte sau corespondență) sau procese de lucru.
Sistemul de fluxuri de lucru include, printre altele, modele de procese de afaceri, diagrame grafice, reguli de rutare, orientări privind situațiile de excepție și anormale și module de automatizare a fluxurilor de lucru. Programul de fluxuri de lucru permite supravegherea proceselor de afaceri, crește eficiența acestora, reduce la minimum erorile și consumul de timp. Acesta permite o gestionare mai ușoară și mai rapidă a resurselor umane. Este utilizat de obicei în industrii precum finanțele, medicina, logistica sau producția, dar apare din ce în ce mai des și în alte sectoare. Administrația publică, birourile de contabilitate, departamentele de resurse umane și companiile comerciale folosesc, de asemenea, astfel de soluții.
Să vorbim acum despre sistemul de flux de lucru al companiei dvs.
Ce documente pot fi procesate prin programul de fluxuri de lucru?
Programele de flux de lucru permit, de asemenea, circulația diferitelor tipuri de documente în cadrul unei organizații. Cele mai frecvente dintre acestea includ:
Instrucțiuni și proceduri
Documente interne
Planuri, programe și programe de lucru
Bineînțeles, multe dintre procesele gestionate de programul de fluxuri de lucru sunt complet electronice. Acestea pot include, de exemplu, declararea unei călătorii de afaceri, atribuirea mijloacelor de transport, aprobarea călătoriei de afaceri de către supervizor și decontarea și înregistrarea ulterioară a costurilor. Din ce în ce mai des, același lucru este valabil pentru înregistrările de prezență, declararea și aprobarea concediilor sau procesele de recrutare a angajaților.
În ce constă un program de flux de lucru?
Pentru a înțelege mai bine ce este un sistem de fluxuri de lucru, este util să identificăm elementele de bază ale acestuia, respectiv procesele și procedurile. Cel mai important dintre acestea este sarcina, care constă într-o activitate. O activitate poate lua forma unei activități manuale, realizată de un membru al echipei, sau a unei activități automate, realizată de sistem. Un alt element important este tranzitul, care reprezintă condițiile care trebuie îndeplinite pentru a trece de la o activitate la alta.
Un program de flux de lucru este format din mai multe părți. La început, sunt necesare decizii privind implicarea persoanelor, definirea caracteristicilor procesului și împărțirea responsabilităților. Adesea, se creează, de asemenea, diagrame de flux de lucru care descriu fluxurile de sarcini. Apoi vine momentul implementării sistemului și al instruirii angajaților cu privire la modul de utilizare a aplicației. Odată ce sistemul a fost implementat și personalul a fost instruit, sarcinile pot începe.
Programul de fluxuri de lucru oferă tuturor utilizatorilor echipei activități specifice de efectuat. În cursul gestionării proceselor, se introduc apoi acțiuni de optimizare și automatizare sau de modificare a fluxului de lucru în întregime.
Care sunt beneficiile pe care le aduce organizației implementarea unui program de fluxuri de lucru?
Implementarea unui software de flux de lucru într-o companie poate aduce numeroase beneficii.
Cele mai importante dintre acestea includ:
- Creșteți eficiența companiei prin raționalizarea muncii și automatizarea sarcinilor.
- Îmbunătățirea calității produselor sau serviciilor prin îmbunătățirea managementului proceselor și a controlului calității.
- Reducerea timpului de finalizare a sarcinilor și lucrărilor prin eliminarea etapelor inutile și monitorizarea atentă a progresului.
- Creșterea transparenței operațiunilor și gestionarea mai eficientă a informațiilor prin centralizarea și structurarea datelor.
- Îmbunătățirea comunicării între angajați și o mai bună utilizare a potențialului acestora, printr-o coordonare eficientă a muncii și un transfer mai ușor de informații.
- Creșterea controlului asupra proceselor și reducerea riscului de erori ca o consecință a automatizării, a introducerii de reguli și standarde sau proceduri.
- Eficiența sporită a gestionării resurselor ca urmare a unei mai bune planificări și monitorizări a utilizării resurselor.
- Facilitarea raportării și a analizei datelor prin punerea la dispoziție și structurarea informațiilor în sistem.
- Creșterea flexibilității organizaționale ca urmare a capacității de a adapta cu ușurință procesele la nevoile și condițiile în schimbare.
- O mai mare satisfacție a clienților datorită unui serviciu mai rapid și mai eficient.
Discutați cu noi despre fluxul de lucru în compania dvs.
Cum raționalizați procesele de lucru ale companiei dumneavoastră?
Desigur, implementarea unui program de flux de lucru este doar una dintre modalitățile prin care poate fi îmbunătățită eficiența sarcinilor efectuate. Alte soluții pot fi, de asemenea, utilizate pentru a îmbunătăți procesele de lucru în cadrul unei companii:
1.
Introduceți automatizarea sarcinilor pentru a crește eficiența și a reduce timpul alocat muncii.
2.
Armonizarea procedurilor și a standardelor pentru a facilita îndeplinirea sarcinilor de către personal și pentru a asigura coerența operațiunilor.
3.
Implementați un sistem de flux de lucru de înaltă calitate în cadrul organizației pentru a monitoriza pe deplin progresul și a controla finalizarea sarcinilor.
4.
instruiți angajații astfel încât aceștia să aibă competențele și cunoștințele necesare pentru a-și îndeplini sarcinile în mod eficient și, de asemenea, în conformitate cu procedurile.
5.
Documentați procesele și sarcinile, astfel încât acestea să fie mai ușor de monitorizat și de îmbunătățit în viitor.
6.
Stabiliți obiective și măsuri de performanță pentru a măsura cu exactitate eficacitatea activităților și pentru a identifica domeniile în care este necesară o îmbunătățire.
7.
Să ia legătura cu angajații pentru a le afla nevoile și sugestiile de îmbunătățire a proceselor.
8.
Efectuarea de audituri și evaluări periodice ale performanțelor pentru a identifica problemele și pentru a pune în aplicare acțiunile corective corespunzătoare.
9.
Crearea unei culturi a îmbunătățirii continue și a inovării,
pentru a-i motiva pe angajați să fie proactivi și să caute soluții noi.
V-Desk – un sistem de flux de lucru de la Primesoft
Primesoft specjalizuje się w tworzeniu i wdrażaniu w firmach rozwiązań klasy workflow i DMS. System V-Desk od 20 lat wspiera pracę w setkach przedsiębiorstw w Polsce i za granicą. Wiele znanych i cenionych polskich marek dzięki V-Desk przyśpieszyło swoją pracę oraz procesy biznesowe.
De ce companiile poloneze se bazează pe V-Desk? În primul rând, datorită caracterului cuprinzător al soluțiilor, care sprijină și digitalizează practic toate procesele de afaceri dintr-o companie.
Doriți să aflați cum funcționează sistemul nostru de fluxuri de lucru? Contactați-ne astăzi!
