Managementul zonei
Circulația electronică a facturilor
Cel mai frecvent selectat modul al sistemului V-Desk asigură gestionarea eficientă și eficace a procesului de gestionare a fluxului de facturi în cadrul companiei. Prin implementarea unui flux de lucru al facturilor electronice, puteți fi siguri că documentele importante nu vor fi pierdute sau distruse, vor fi procesate fără întârziere și vor fi plătite la timp.
Ce este un flux de lucru al facturii electronice?
Fluxul de lucru al facturilor electronice este procesul de conversie a unui document FV de pe hârtie în format digital și de continuare a fluxului acestuia în cadrul unei organizații. Factura este transformată într-o versiune electronică printr-un sistem OCR și apoi este verificată, transmisă, aprobată sau respinsă, semnată electronic și transmisă în etapele următoare. Fluxul de lucru al facturilor digitale are ca scop înlocuirea documentelor pe hârtie cu versiuni digitale.
Faceți cunoștință cu companiile care profită de circulația electronică a facturilor în V-Desk
Utilizați fluxuri de lucru pentru facturi electronice și gestionați documentele în mod profesionist.
Operațiunile companiei se bazează pe tranzacții comerciale, care, la rândul lor, sunt documentate prin facturi.
Cele mai importante documente ale operațiunilor financiare, acestea conțin o mulțime de informații valoroase pentru a sprijini conducerea și gestionarea companiei. Ca parte a fluxului de lucru în departamentele de contabilitate, acestea sunt implicate în procesele de lucru. Facturile sunt, de asemenea, legate indirect de contracte, comenzi și achiziții în fiecare companie.
Datorită digitalizării fluxului de lucru al contabilității, diferitele etape de lucru sunt automatizate, ceea ce duce la o activitate optimizată, mai ușoară și mai eficientă. Economisiți timp, reduceți erorile și greșelile prin eliminarea facturilor pe hârtie.
“Sistemul de flux de lucru pe care l-am introdus în organizația noastră, numit V-Desk, funcționează acum pe scară largă, în primul rând prin automatizarea proceselor de flux de lucru și sub forma unor depozite de documente. Inițial, sistemul acoperea domeniile cheie ale activității noastre legate de fluxul de lucru pentru achiziții, gestionarea depozitelor, facturile de cost, stocurile și cererea. În anii următori, am extins V-Desk pentru a include zona de înregistrare electronică a contractelor și a corespondenței, a călătoriilor de afaceri și a circulației documentelor ISO. Datorită beneficiilor aduse de utilizarea V-Desk și a cooperării excelente cu echipa Primesoft, suntem bucuroși să recomandăm acest furnizor și altor organizații.”
Vicepreședinte al Consiliului de administrație al Porta KMI Poland S.A.
Grzegorz Białczak
Circulația electronică a facturilor
garanție de plată la timp și servicii de calitate superioară
Cum va beneficia compania?
- îmbunătățirea eficienței procesului,
- economii de materiale (imprimare, hârtie, cerneală, servicii de imprimare),
- raportarea avansată în domeniile financiare,
- securitatea stocării documentelor,
- împărțirea clară a responsabilităților sarcinilor,
- decontări de TVA la timp
Cum va beneficia angajatul?
- înregistrarea documentelor cu economie de timp
- memento-uri sistematice pentru sarcini,
- automatizarea sarcinilor repetitive,
- reducerea la minimum a muncii manuale,
- punctualitatea sarcinilor
Discutați cu noi despre fluxul de lucru al facturilor electronice în compania dvs.
Factura electronică – ce este o factură electronică?
Tendința clară de digitalizare sau chiar de revoluție a dus la utilizarea pe scară largă a facturii electronice. Acest document este o formă digitală a facturii tradiționale pe hârtie. Funcționează ca un fișier transmis prin intermediul unui suport digital sau, din ce în ce mai des introdus în Europa și în întreaga lume, ca un fișier într-un format structurat.
În prezent, sunt permise atât facturile pe hârtie, cât și cele electronice, iar metoda de transmitere este cea tradițională, prin e-mail și, mai recent, prin e-Factura.
Comentariul expertului Primesoft
“Beneficiile circulației electronice a facturilor sunt numeroase. Facturile sunt ușor de găsit, sunt sigure, se eliberează spațiu în dosare, documentele nu se pierd și știm cine este responsabil pentru un anumit document. Ținem evidența angajatului care are acces la ce facturi la un moment dat. Prin reducerea utilizării hârtiei în cadrul companiei, contribuim la protecția mediului.
În afaceri, a fi ecologic este pur și simplu rentabil. Fără îndoială, reducem achiziția de hârtie, tonere, minimizăm cheltuielile poștale sau de curierat. Procesăm documentele mai rapid și optimizăm munca angajaților noștri.”
Manager de cont la Primesoft Polska
Michał Matejko
Exemplu de flux de lucru cu facturi electronice într-un sistem de flux de lucru
Factura înregistrată în sistem ajunge la un manager pentru verificare și descriere. Acesta primește sarcina “document de descris” pe biroul său. În această etapă, este posibil să se atașeze o comandă de achiziție, un contract (un alt document care stă la baza costului). V-Desk defalcă costul și locul de unde provine costul (MPK). Apoi, o factură poate fi defalcată în mai multe centre de cost și poate fi acceptată de mai mulți utilizatori. Finalizarea procesului de descriere a facturii are ca rezultat transmiterea informațiilor către persoana responsabilă de buget, iar în această etapă se realizează acceptarea costului în cadrul bugetului. Ca urmare, factura este primită de departamentul de contabilitate, care efectuează o verificare formală a decretului, detaliază descrierile, verifică forma de plată și transmite factura pentru plată.
Ce face ca fluxul de lucru al facturilor electronice de la Primesoft Polska să fie diferit?
Este important ca facturile care intră în companie, indiferent de forma lor și de modul în care sunt emise, să fie procesate și tratate în mod corespunzător. Fluxul de lucru al facturilor digitale V-Desk asigură acest lucru prin adaptarea la nevoile fiecărei companii.
Principalele avantaje ale fluxului de lucru al facturilor electronice în sistemul V-Desk:
- adaptate la cerințele organizației
- extensibil în mod flexibil și simplificat în fiecare etapă de implementare și întreținere integrat cu orice sistem ERP
- instrumente puternice și avansate din punct de vedere tehnologic
- îndeplinește standarde înalte de siguranță
- asigură conformitatea cu cerințele legale
Programul V-Desk vine în sprijinul tuturor companiilor, indiferent dacă acestea gestionează documente pe hârtie sau facturi electronice. Funcționalitățile sistemului fac posibilă accelerarea și eficientizarea gestionării tuturor tipurilor de facturi de achiziție și de cost.
“Procesul de gestionare a facturilor a devenit acum mai eficient, funcționând fără probleme și fără întreruperi inutile.
Datorită capacităților și flexibilității sistemului, ne propunem să acoperim mai multe domenii ale companiei cu automatizarea electronică a fluxului de lucru V-Desk.”
Director Achiziții CEE la Elis Textile Service sp. z o.o.
Jędrzej Jeziorowski
Integrări
Ca parte a fluxului de lucru al facturilor, V-Desk se integrează cu orice sistem de domeniu folosind una dintre metodele: Servicii web, baze de date, fișiere text, fișiere xml.
Schimbul bidirecțional de date elimină munca manuală obositoare. Utilizatorul trebuie să introducă datele doar o singură dată și, datorită integrării, acestea sunt exportate sau importate automat din sistemul V-Desk.
Sistemul V-Desk este pregătit pentru integrarea cu orice sistem ERP, financiar și contabil, de control, de resurse umane, de depozitare și alte sisteme.
Caracteristici și funcții ale fluxului de lucru al facturii electronice în sistemul V-Desk
Trecerea la un flux de lucru cu facturi electronice în V-Desk – beneficii și oportunități
Automatizarea înregistrării facturilor
Înregistrarea facturilor este posibilă în mai multe moduri, în funcție de formatul documentului:
- Scanarea facturilor cu ajutorul codurilor de bare.
Facturile codificate pe hârtie pot fi arhivate, iar un document electronic este lăsat în circulație. - Facturi electronice.
Sursa de alimentare pentru documentele introduse este căsuța de e-mail din care este preluat documentul. Utilizatorul primește o notificare atunci când în sistem sosesc facturi noi. - Descărcarea facturilor din alte sisteme
Aplicații mobile cu OCR încorporat, un exemplu fiind aplicația Scan&Paste. Datele dintr-o factură scanată sunt transferate în sistem, care creează automat un document electronic care inițiază procesul de flux de lucru al facturilor.
Datele de antet și câmpurile documentului sunt recunoscute automat și completate cu un grad ridicat de conformitate cu originalul.
Integrarea în e-Factura
Sistemul V-Desk a fost integrat cu platforma guvernamentală a Sistemului național de facturare electronică, iar utilizatorii pot transfera și primi facturi în mod eficient și ușor.
Fără îndoială, schimbul dintre sisteme reprezintă un confort pentru utilizator. În primul rând, facturile sunt înregistrate automat în program.
Forma structurată a acestora este transformată într-un format lizibil și convenabil pentru utilizator.
Se asigură descărcarea și transferul facturilor de venituri și cheltuieli.
Există, de asemenea, un raport al facturilor descărcate. Toate acestea combinate facilitează în mod cert circulația electronică a facturilor în cadrul unei companii și organizații.
Coduri de bare – scanare rapidă și eficientă a facturilor
Codurile de bare utilizate în timpul scanării ușurează activitatea registratorilor de documente și o fac mai eficientă.
În acest fel, doar documentul digitalizat este implicat în procesul de scanare, iar versiunea pe hârtie poate fi arhivată. Dacă este necesar, utilizatorul va găsi rapid și ușor originalul datorită numărului de coduri de bare.
Odată scanat, sistemul recunoaște automat documentul și atașează imaginea acestuia. Codurile de bare reprezintă numărul de identificare al fiecărui document și conțin informații despre persoana care îl înregistrează și data înregistrării. Prin urmare, acestea reprezintă o alternativă la așa-numita ștampilă “primită”. De asemenea, codurile de bare facilitează arhivarea documentelor pe hârtie și simplifică procesul de căutare a originalelor.
Circulația și arhivarea electronică a facturilor
Securitatea arhivelor pe mai multe niveluri face posibilă definirea unui model flexibil de autorizare și acordarea accesului la documente numai persoanelor autorizate. Mai presus de toate, sistemul stochează documentele în condiții de siguranță, permițând accesul rapid al persoanelor autorizate. Acest lucru face ca stocarea facturilor în format electronic să fie convenabilă. Ca urmare, facturile digitale nu vor fi niciodată pierdute sau deteriorate. Important este că programul nostru este disponibil și în limbile engleză și germană, precum și în alte limbi.
OCR de facturi – automatizarea înregistrării documentelor
OCR (Recunoașterea optică a caracterelor) a facturilor accelerează procesul de introducere a datelor documentului în sistem prin analizarea imaginii scanate a documentului și completarea câmpurilor de descriere a documentului cu valorile citite, de exemplu, codul de TVA, numărul de cont bancar, data facturii etc.
Aceasta presupune transferul automat al conținutului recunoscut către alte aplicații și sisteme contabile utilizate în cadrul întreprinderii.
Programul OCR al Primesoft, care a fost dezvoltat și perfecționat, îmbunătățește capturarea volumelor mari de documente. Eficiența și calitatea citirii datelor se datorează utilizării mecanismelor de învățare în sute de proiecte realizate pentru clienții noștri. Utilizând software-ul de flux de lucru pentru facturi electronice de la Primesoft, nu numai că obțineți un instrument rapid de procesare a datelor, dar reduceți la minimum riscul de erori care ar putea apărea la transcrierea manuală a datelor facturilor.
Funcția de citire inteligentă a datelor permite vizualizarea, căutarea și căutarea conținutului documentelor cu ajutorul cuvintelor cheie într-o dimensiune full-text.
Este cu siguranță important ca utilizatorul să poată vedea câmpurile evidențiate în timpul verificării, ceea ce îmbunătățește actul de verificare a datelor recunoscute.
Verificarea subiecților facturilor – integrare în baza de date ministerială
Un element al corectitudinii facturii este confirmarea autenticității datelor emitentului. Verificarea cu sistemele de baze de date oficiale externe are loc în mod automat, fără a fi nevoie să se treacă de la un sistem la altul.
Programul de flux de lucru al facturilor electronice se conectează prin facilitarea verificării entităților cu API-ul următoarelor baze de date guvernamentale:
- Lista albă
- Registrul REGON
- Registrul TVA
- KRS/CeiDG
Prin urmare, atunci când se verifică datele, nu este nevoie să se conecteze și să caute înregistrările disponibile din exterior, această muncă poate fi făcută de sistem pentru utilizator.
Securitatea datelor în procesarea electronică a facturilor
Primesoft Polska, în fluxul de lucru al facturilor electronice, securizează documentele financiare cu:
- accesul autorizat la sistem și la documentele individuale,
- monitorizarea jurnalelor,
- versiunea documentației,
- protocolul SSL,
- criptarea parolelor,
- chei de sesiune unice,
- jurnale ale fiecărei vizite,
- înregistrarea descărcărilor de documente,
- mecanism de autorizare extins,
- ISO 27001.
O factură este un document cu cerințe legale specifice. Prin procesarea acestora în sistemul V-Desk, puteți fi siguri că toate aceste cerințe sunt îndeplinite. Printre clienții noștri și, prin urmare, utilizatorii sistemului, se numără instituții financiare, bănci și organisme publice pentru care confidențialitatea, autenticitatea și stocarea documentelor reprezintă o prioritate.
Diminuarea și descrierea unei facturi
Una dintre etapele decontării facturilor este defalcarea costurilor în linii individuale, adică atribuirea lor la diferite locații de origine a costurilor (COC). Importul planului de conturi și definirea flexibilă a numărului de dimensiuni care descriu o linie de factură consolidează dimensiunea de control al cheltuielilor.
Acest lucru a oferit utilizatorilor posibilitatea de a accepta linii de cost atribuite la MPK și de a descrie documentul în termeni de costuri.
Diferențierea nivelurilor de autorizare în fluxul de lucru al facturilor
Sistemul permite gestionarea și atribuirea drepturilor în conformitate cu un model predefinit.
Atribuirea de drepturi unor documente sau instrumente individuale, precum și posibilitatea de a desemna persoane responsabile pentru o sarcină, sporește controlul și garantează securitatea datelor colectate, a analizelor și a rezumatelor de informații.
Permisiunile pot fi definite pentru utilizatori individuali sau grupuri și pot fi, de asemenea, limitate la documente și acțiuni specifice, de exemplu, acceptarea și declararea unei facturi. În acest fel, gestionarea devine mai ușoară.
Fluxul de lucru al facturilor electronice din sistemul V-Desk este în limbile engleză și germană?
Da, absolut. Sistemul V-Desk are, de asemenea, o versiune a panoului în limbile engleză și germană. De asemenea, este disponibil și în alte câteva limbi, de exemplu, ucraineană, lituaniană, română și rusă, și poate fi tradus cu ușurință în aproape orice limbă.
Controlul cheltuielilor în cadrul fluxului de facturi digitale al companiei
Prin combinarea acesteia cu alte documente într-un singur proces, este posibilă verificarea imediată a validității unei facturi, de exemplu, combinând-o cu documente PZ. Pe de altă parte, asocierea unui document cu o comandă sau cu un document de cerere asigură controlul și planificarea cheltuielilor înainte de a se face un angajament, ceea ce are un efect pozitiv asupra gestionării bugetului întreprinderii.
Raportare și notificări, integrare cu Power BI în fluxul de lucru al facturilor
Toate datele financiare colectate în sistem în timpul procesului de verificare și aprobare a facturilor reprezintă o sursă excelentă de cunoștințe despre companie. Informațiile sunt prezentate sub forma unor statistici extinse și mereu actualizate și sunt disponibile sub formă de rapoarte. Integrarea cu sistemul Power BI (business intelligence) permite o analiză mult mai extinsă și multidimensională a datelor transferate din sistemul V-Desk. Acest lucru vă oferă o mai bună înțelegere a activității dumneavoastră.
Monitorizarea și controlul procesului de facturare electronică al companiei
Sistemul escaladează sarcinile care nu au fost îndeplinite și permite raportarea activității curente și a statutului cazurilor sau proiectelor.
Statisticile încorporate și actualizate automat permit controlul funcționării proceselor și analiza timpilor de finalizare a sarcinilor. În plus, modulul permite implementarea de rapoarte de monitorizare. Este fără îndoială important ca programul să înregistreze aproape toate operațiunile efectuate de utilizator în sistem, inclusiv, printre altele, deschiderea unui document, modificarea unui index și așa mai departe. De asemenea, modulul dispune de o funcționalitate integrată pentru urmărirea așa-numitelor “mișcări blocate” și posibilitatea de a “alerta” cu privire la astfel de acțiuni. În acest fel, decretarea și procesarea facturilor de costuri și de vânzări devine mai eficientă.
Integrarea fluxului de facturi cu sistemele financiare și contabile externe
Flexibilitatea sistemului permite integrarea cu cele mai cunoscute sisteme financiare și contabile. O cale de schimb de date bidirecțională cu orice sistem ERP permite automatizarea procesării facturilor și elimină necesitatea de a reintroduce datele existente. Ca urmare, facturile decretate sunt transmise automat spre plată. De asemenea, în sistem vor apărea informații despre îndeplinirea acestora. În acest fel, implementarea circulației și gestionării interne a facturilor electronice va deveni mai eficientă. Acest domeniu este extrem de important atunci când vine vorba de optimizarea procesului implicat în procesarea facturilor de cost într-o organizație. Prin urmare, merită să se acorde o atenție deosebită aspectului integrării.
Permite V-Desk circulația electronică a facturilor în administrația publică?
Bineînțeles că da. Autoritățile locale, municipalitățile sau primăriile pot utiliza și utilizează V-Desk pentru fluxul de lucru digital al facturilor de cost. Prin urmare, în funcție de necesitățile instituției, acestea folosesc în principal digitalizarea, fluxul de lucru și procesarea, decretarea, gestionarea și stocarea facturilor electronice. Procesul în sine arată diferit față de cel din întreprinderile comerciale. Companiile municipale și cele care gestionează transportul public în orașe utilizează adesea acest tip de instrument.
Programul LOW-CODE pentru circulația digitală a facturilor
Sistemul de flux de lucru al facturilor electronice este, de asemenea, disponibil ca o soluție la cheie, care nu necesită nici o analiză de preimplementare sau configurare personalizată.
Aplicația gata de utilizare satisface nevoile utilizatorilor cu procese mai puțin complexe și necomplicate și este ideală pentru întreprinderile mici.
Profitați de cunoștințele experților noștri pentru a vă ajuta să alegeți soluția potrivită pentru nevoile dumneavoastră și pentru a simplifica procesul de digitalizare a fluxului de facturi al companiei dumneavoastră.
Fluxul de lucru al facturilor electronice pentru compania dumneavoastră.
Vă invităm la o consultație gratuită. Completați formularul sau trimiteți un e-mail la biuro@primesoft.pl.
Păstrați-vă avantajul competitiv durabil prin transformarea digitală.
Specialiștii noștri vă vor prezenta beneficiile așteptate ale sistemului V-Desk în compania dumneavoastră.