managementul zonei
Corespondența electronică și fluxul de lucru
Zona de gestionare electronică a biroului din sistemul V-Desk este un set de instrumente care permit înregistrarea și arhivarea automată a documentelor care sosesc și pleacă din companie. Scopul sarcinilor efectuate este de a digitiza documentele, de a scana documentele, de a arhiva documentele, de a crea o sursă unică de informații privind documentele care intră și ies și de a pune documentele la dispoziția tuturor părților interesate.
În etapa următoare, sistemul V-Desk îmbunătățește modelarea proceselor de afaceri cu module individuale care includ :
- ținerea unui registru al corespondenței primite și expediate
- asigurarea unui tratament corect al reclamațiilor
- gestionarea documentației de proiect
- primirea, înregistrarea și prelucrarea cererilor externe și interne
- asigurarea circulației corecte a documentelor care intră în întreprindere
Cum funcționează corespondența electronică?
Optimizarea proceselor de flux de corespondență
Documentele care sosesc la companie sunt supuse înregistrării în sistem, iar în etapa următoare sunt trimise la procesul de scanare, unde documentul pe hârtie este convertit în unul electronic, iar procesele de afaceri sunt complet automatizate.
Deja în etapa de introducere și înregistrare a unui document în e-office, acesta este plasat într-o arhivă electronică. Documentul înregistrat ajunge la biroul virtual al angajatului și este transferat electronic. Același document poate fi analizat simultan de orice număr de angajați, fără a fi nevoie de fotocopii, optimizând astfel procesul.
Un alt confort al biroului electronic este semnătura electronică a documentelor, aplicată oricărui dosar înregistrat în sistemul V-Desk.
Ce posibilități oferă programul e-Corespondență?
Sistemul V-Desk e-office face posibilă păstrarea unui registru complet al corespondenței primite și trimise, în conformitate cu standardele companiei.
Registrul de corespondență primită este un raport gata întocmit cu toate scrisorile primite de companie, care conține informații precum: expeditorul, data primirii, descrierea, informații despre persoana căreia i-a fost transmisă scrisoarea, semnătura.
Registrul de corespondență de ieșire este un raport al tuturor scrisorilor generate care au fost trimise, conținând informații precum: destinatar, tipul de corespondență, data trimiterii, data la care a fost redactată scrisoarea, persoana care a redactat scrisoarea, semnătura.
Funcționalitățile programului
Utilizatorul are acces la documente sau la un întreg set de documente în funcție de permisiunile definite; în plus, de la nivelul aplicației, acesta poate aplica o semnătură electronică pe documentul selectat. Căutarea documentelor în sistem se realizează cu ajutorul unor criterii adecvate. Este posibilă sortarea, filtrarea, căutarea după nume și mulți alți indici.
Biroul electronic face posibilă stocarea fișierelor în aproape orice format și, în plus, oferă utilizatorului informații privind stocarea fizică a documentului pe suport de hârtie și posibilitatea de a înregistra împrumuturi sau eliberări de documente.
Beneficiile unui flux de lucru pentru corespondență și corespondență electronică
Avantajele utilizării sistemului V-Desk pentru gestionarea zonei de e-office:
- creșterea controlului asupra accesului atât la documentele pe hârtie (originalul nu va trebui să circule între angajați), cât și la documentele electronice (reguli strict definite pentru citirea și modificarea informațiilor);
- păstrarea unei evidențe complete a vizualizărilor documentelor, a citirii informațiilor și a modificărilor efectuate de angajați;
- generarea de rapoarte actualizate care să acopere orice date disponibile în sistem;
- gestionarea eficientă și transparentă a biroului
- reducerea costurilor legate de păstrarea registrelor separate de corespondență, realizarea de copii ale documentelor,
- economisirea timpului petrecut de personal pentru expedierea originalelor etc.
Să vorbim despre biroul tău electronic
Vă invităm la o consultație gratuită. Completați formularul sau trimiteți un e-mail la biuro@primesoft.pl.
Păstrați-vă avantajul competitiv durabil prin transformarea digitală.
Specialiștii noștri vor prezenta beneficiile preconizate ale acțiunii.