managementul zonei
Circulația și gestionarea electronică a contractelor
Sistemul V-Desk sprijină circulația electronică a contractelor și gestionarea acestui domeniu în cadrul organizației într-un mod eficient și cuprinzător. Acesta permite gestionarea comodă a următoarelor domenii: contractele companiei cu contractanții, registrul și circulația corespondenței sau gestionarea scrisorilor primite și trimise. În contextul asigurării unui acces permanent și rapid la depozitul de contracte, utilizarea tehnologiei de recunoaștere optică a conținutului pentru a realiza funcția de OCR a textului integral al documentelor procesate în sistem este deosebit de valoroasă.
Arhitectura de sistem pregătită în V-Desk nu permite doar gestionarea contractelor, ci programul permite desfășurarea unui număr de procese în cadrul companiei, printre care:
- crearea unui registru și a unui depozit de contracte de societate;
- gestionarea electronică a procesului de pregătire a contractelor cu contractanții;
- asigurarea unei comunicări eficiente în cadrul departamentului juridic;
- gestionarea scrisorilor către instanțe și a cazurilor de executor judecătoresc;
- pregătirea și arhivarea rezoluțiilor, a ordinelor și a împuternicirilor.
Faceți cunoștință cu companiile care profită de circulația electronică a facturilor în V-Desk
Circulația electronică a contractelor
Sistemul V-Desk, datorită posibilităților sale de modelare flexibilă a proceselor de flux de documente, asigurând în același timp integrarea cu instrumentele Microsoft Office 365, s-a dovedit a fi un program de succes pentru mulți dintre clienții noștri ca program de redactare a contractelor. Deosebit de importantă este posibilitatea de versionare a documentelor și de revizuire paralelă a acestora de către toți participanții la procesul de elaborare a documentelor. Fluxul de lucru electronic pentru contracte al companiei oferă numeroase posibilități pentru utilizator, cum ar fi utilizarea șabloanelor de contracte ale companiei sau posibilitatea de a raporta cu privire la stadiul lucrărilor.
Integrări de programe
De asemenea, trebuie remarcat faptul că funcțiile de acceptare în mai multe etape și capacitatea de a semna documente cu diferite semnături electronice calificate direct din V-Desk, pregătesc un produs finit sub forma unui contract executat, a unei anexe, a unei scrisori de însoțire sau a unui alt document.
Semnătura electronică în sistemul V-Desk.
Integrare în V-Room
Prin adăugarea unui instrument suplimentar, V-Room, care este utilizat pentru a comunica cu utilizatorii externi, cum ar fi partenerii, firmele de avocatură sau contractanții, putem procesa în mod eficient pregătirea sau revizuirea unui document și cu persoane care nu utilizează V-Desk în mod zilnic.
Aflați mai multe despre posibilitățile oferite de sistemul V-Room
Funcționalități – fluxul de lucru și gestionarea contractelor electronice
În plus față de funcționalitățile de bază ale programului V-Desk pentru înregistrarea și circulația contractelor în cadrul companiei, clienții noștri indică faptul că și alte funcționalități sunt deosebit de valoroase pentru munca de zi cu zi în sistem, de exemplu:
- opțiunea de a indica contractul în cauză în procesul de circulație a facturilor;
- opțiunea de a transfera condițiile din contract în documentul de facturare relevant și de a verifica utilizarea contractului în raport cu documentele de cost ale facturii combinate;
- indicarea locului în care este stocat efectiv documentul (de exemplu, bibliotecă, culegător etc.);
- posibilitatea de a lucra simultan la un document editabil.
Gestionarea electronică a contractelor și circulația acestora în cadrul companiei prin implementarea sistemului V-Desk este întotdeauna precedată de o analiză de preimplementare realizată împreună cu clientul. În timpul acestui proces, se efectuează un audit al proceselor de afaceri, care permite examinarea procesului existent de flux de documente în cadrul companiei și introducerea de modificări care să contribuie la optimizarea și simplificarea acestor procese. O astfel de configurație poate fi reflectată ulterior în sistem sub forma pregătirii unei structuri arborescente dedicate de contracte pentru client (contracte ale societății, cum ar fi contractul principal, contractele-cadru, contractele ordinare, anexele etc.). Fluxul de lucru electronic al contractelor poate fi rapid și convenabil cu Primesoft Polska.
Fluxul de lucru electronic al contractelor în compania dumneavoastră!
Vă invităm la o consultație gratuită. Completați formularul sau trimiteți un e-mail la biuro@primesoft.pl.
Păstrați-vă avantajul competitiv durabil prin transformarea digitală.
Specialiștii noștri vor prezenta beneficiile preconizate ale acțiunii.