V-Desk în integrarea e-Factura
Pregătiți-vă compania pentru facturarea electronică printr-o comunicare eficientă cu e-Factura.
V-Desk a fost conceput și pregătit pentru a facilita și simplifica procesul de transmitere și primire a facturilor între entități care utilizează platforma e-Factura necesară.
De 20 de ani, furnizăm servicii pentru toate tipurile de facturi aflate în circulație în mediul de afaceri, inclusiv facturi străine, indiferent de format (hârtie, electronic și structurat).
Faceți cunoștință cu companiile care utilizează sistemul V-Desk:
V-Desk e-Factura – beneficii cheie
Integrarea sistemului V-Desk cu e-Factura îl scutește pe întreprinzător de necesitatea de a gestiona tehnic facturile și de a le pregăti în formatul structurat corespunzător și validează corectitudinea tehnică și comercială a facturilor trimise și primite.
economisește timpul angajaților prin descărcarea și generarea automată a datelor din documentul de facturare
îmbunătățește comunicarea cu e-Factura
arhivarea securizată a documentelor
elimină facturile duplicate
funcționează cu orice sistem ERP
permite optimizarea procesului
pregătește factura pentru procesul de flux de lucru
raportarea și compilarea datelor
V-Desk asigură pregătirea pentru cerințele legale și tehnice ale e-Factura
Noul mod de facturare este o schimbare care va duce la o structură standardizată a facturilor și la schimbul acestora prin intermediul unui sistem guvernamental central. Platforma e-Factura oferă, deocamdată, doar funcționalitatea de emitere și de transmitere și primire a facturilor structurate.
Îndeplinirea condițiilor tehnice și juridice impuse pe factură va necesita multă muncă și expertiză tehnică din partea întreprinzătorului.
Comentariul expertului Primesoft
“Nu toate entitățile s-au pregătit încă pentru cerințele anunțate de Ministerul de Finanțe. Nu mai este mult timp, iar noul sistem pune condiții formale și legale pe care antreprenorii trebuie să le îndeplinească. Mai devreme sau mai târziu, asigurarea unei comunicări eficiente între companie și sistemul guvernamental e-Factura va fi o necesitate. Schimbările în modul de procesare și tranzacționare a facturilor nu vor aduce decât beneficii, cum ar fi rambursarea mai rapidă a impozitelor și digitalizarea companiei. Prin urmare, vă încurajez să implementați noi metode cu sprijinul unui furnizor experimentat de o platformă sigură pregătită corespunzător.”
Manager de cont la Primesoft Polska
Michał Matejko
Sistemul V-Desk e-Factura garantează automatizarea muncii
- Nu este necesar să fiți familiarizat cu aspectele tehnice ale creării de fișiere xml. Datorită mecanismelor integrate în sistem, facturile sunt convertite automat în structura necesară, iar datele se completează singure.
- Verificarea completării datelor. Înainte de trimiterea facturii, structura documentului este validată și se verifică cazul de afaceri al acesteia.
- Procesul de descărcare și transmitere a datelor se desfășoară fără probleme în sistemul V-Desk, care este echipat cu un mecanism care garantează livrarea facturii în cazul în care e-Factura nu este disponibil.
- Facturile descărcate în format tehnic sunt prezentate automat într-o formă lizibilă, iar informațiile pe care le conțin pot fi transferate în sistemele de teren sau pot fi legate, de exemplu, de contracte. Vizualizarea poate include indici suplimentari din sistem, cum ar fi numerele de comandă sau numerele de contract corelate.
- Controlul asupra datelor prelucrate. V-Desk oferă posibilități nelimitate de comparare și raportare. Oferă rapoarte gata făcute, personalizate, privind facturile de vânzare pentru a fi postate ulterior sau un API pentru încărcarea în sistemele relevante.
- O conexiune definită cu e-Factura nu numai că permite descărcarea facturilor structurate cu ajutorul V-Desk. De asemenea, asigură transmiterea documentului în fluxul de lucru standard și, eventual, exportarea acestuia în sistemul financiar și contabil.
- Pentru facturile transferate către e-Factura, în sistemul V-Desk poate fi activat un proces de flux de lucru în conformitate cu regulile de afaceri ale companiei.
- Ce se întâmplă cu anexele? Gestionarea atașamentelor
Discutați cu noi despre pregătirea afacerii dumneavoastră pentru facturarea electronică
Bucurați-vă de avantajele și lucrați mai eficient prin integrarea e-Factura cu fluxul de lucru al facturilor V-Desk
Faktura zakupowa w V-Desk
Alături de e-mail și hârtie, e-Factura va fi în cele din urmă una dintre modalitățile de primire a unui document de cheltuieli. Aceasta înseamnă că toate documentele descărcate din sistemul guvernamental vor fi salvate în format xml și în conformitate cu o schemă xd prestabilită.
Sistemul V-Desk oferă instrumente și funcții avansate de gestionare a facturilor, adaptate la noile norme și cerințe. Lucrul fără probleme și eficient este asigurat de integrarea multifațetată cu e-Factura, în care garantăm:
- posibilitatea de a lucra pe mai multe medii cu o cheie publică (demo, test, producție)
- primirea de facturi pentru mai multe entități (mai multe sau mai multe TIN),
- corectitudinea facturilor importate, datorită mecanismelor de verificare a primirii tuturor documentelor.
- verificarea automată a duplicatelor atunci când o factură ajunge în sistem în două moduri, de exemplu, e-mail+ e-Factura
- un mecanism clar și intuitiv de cartografiere a câmpurilor direct din fișierul XML în metrica documentului din sistemul V-Desk, în conformitate cu schema cerută în prezent
- traducerea și accesul la datele și informațiile din fișierul xml, care nu sunt incluse în metrica documentului cartografiat în sistem,
- vizualizarea dinamică a unei facturi sau previzualizarea acesteia într-un format pdf prietenos.
Soluția asigură procesarea informațiilor și automatizează procesul de flux de lucru al facturilor în cadrul companiei. În plus, datorită mecanismelor de integrare încorporate cu numeroase sisteme din domeniu, aceasta recuperează datele necesare pentru a genera facturi.
Eficiența și fluiditatea procesului de transfer al facturilor electronice către sistemul guvernamental sunt asigurate de capacitățile extinse ale sistemului V-Desk. Ca parte a motorului, sistemul garantează:
- posibilitatea de a adăuga mai multe medii folosind o cheie publică (demo, test, producție)
- emiterea de facturi de către mai mulți emitenți (mai multe sau mai multe TIN-uri)
- trimiterea de facturi unice sau de loturi de documente pe baza unei autentificări corespunzătoare
- mecanism transparent și intuitiv de cartografiere a câmpurilor direct dintr-un fișier XML în metrica documentului din sistemul V-Desk, conform schemei actuale
- factura este disponibilă sub formă de fișier pdf sau într-o vizualizare dinamică în sistem
- descărcare UPO pentru facturile trimise în sistem
- intrare REST API pentru adăugarea de facturi din alte sisteme de vânzări
Faktura sprzedażowa w V-Desk
FAQ
Ce este e-Factura?
Lansată de Ministerul de Finanțe, platforma este destinată schimbului de facturi între entități. Aceasta a fost creată pentru nevoile Administrației Naționale de Administrare Fiscală, pentru a se asigura că facturile sunt tratate în format xml, conform structurii solicitate, ceea ce va facilita colectarea, analiza și controlul circulației facturilor între întreprinderi.
După cum explică Ministerul de Finanțe, noua factură structurată va funcționa ca una dintre formele acceptabile de documentare a tranzacțiilor, pe lângă actualele facturi electronice și pe hârtie.
În prezent, utilizarea KSeF este voluntară. După cum s-a anunțat, ea va deveni obligatorie pentru toți contribuabilii activi de TVA începând cu iulie 2024.
Etapele de punere în aplicare a e-Factura în Polonia
10.2021 – pus la dispoziție pentru testare și pregătire
1.1.2022 – lansarea platformei KSeF pentru utilizare voluntară
12.2022 – proiect și consultare privind modificările aduse Legii KSeF
1.07.2024 – utilizarea obligatorie planificată a KSeF
Factura structurată – ce este, ce condiții trebuie să îndeplinească
Este o factură electronică, dar, spre deosebire de conceptul utilizat anterior, care se aplica și facturilor trimise, de exemplu, în format pdf prin e-mail, aceasta va fi o formă specială de document. Ca și până acum, aceasta va fi o confirmare a tranzacțiilor de vânzare și cumpărare, dar trebuie să îndeplinească cerințe formale și tehnice. Factura structurată transferată către sau descărcată de la KSeF trebuie să fie în format xml, în conformitate cu schema xd impusă.
Cui se aplică noul sistem?
- întreprinzători înregistrați ca plătitori activi de TVA,
- întreprinzători scutiți de TVA,
- contribuabilii identificați în Polonia pentru procedura specială OSS a UE, cu un număr de identificare fiscală polonez NIP.
e-Factura în practică?
Aceasta va fi una dintre modalitățile prin care putem primi un document de cost. Facturile din afara Poloniei și eventualele documente de cost care nu sunt facturi (de exemplu, taxe de autostradă, parcări etc.) vor continua să fie trimise către organizații din afara Sistemului național de facturare electronică.
Mai multe informații pot fi găsite la:
https://www.podatki.gov.pl/ksef
Este sistemul de facturare electronică valabil în toată Europa?
Polonia este a patra țară din Uniunea Europeană, după Spania, Portugalia și Italia, în care se introduce un sistem de facturare electronică.
Vă vom pregăti compania pentru e-Factura
Vă invităm la o consultație gratuită. Completați formularul sau trimiteți un e-mail la biuro@primesoft.pl.
Păstrați-vă avantajul competitiv durabil prin transformarea digitală.