În orice companie sau instituție avem de-a face cu corespondența de birou. Aceasta variază de la e-mailurile trimise angajaților până la comenzile care sunt transmise contractorilor. Este foarte important ca diferitele tipuri de corespondență de birou să fie gestionate în mod corespunzător de către angajați, reducând la minimum o mare cantitate de muncă manuală, dar menținând o calitate ridicată. Prin urmare, o soluție bună este optimizarea circulației corespondenței de birou. Cum se poate face acest lucru?
Corespondența de birou – ce este aceasta?
Corespondența de birou poate fi definită ca fiind toate tipurile de documente care au legătură cu serviciile furnizate de companie, de exemplu, diverse tipuri de oferte și facturi, precum și toată documentația internă, inclusiv cea legată de angajarea angajaților, de exemplu: cereri de concediu, registre de prezență, istoricul angajaților etc.
Exemple de tipuri de corespondență și documente:
- Oferte pentru clienți.
- Documente contabile, de exemplu: facturi, declarații de misiune.
- Documente de personal, de exemplu: certificate de angajare.
- Corespondența cu antreprenorii și furnizorii, de exemplu: comenzi, reclamații, facturi.
- Corespondență ocazională, de exemplu: invitații, salutări către clienți/contractanți.
- Corespondență cu personalul, de exemplu: procese-verbale ale reuniunilor.
Tipuri de corespondență de birou
Corespondența primită, de exemplu: facturi de la subcontractanți, invitații la licitații etc.
Corespondență de ieșire – trimisă, de exemplu: facturi către clienți, contracte, rapoarte etc.
Corespondență internă – între personalul biroului, unități, departamente etc..
În plus, corespondența de birou poate fi împărțită în categorii, cum ar fi scrisori, memo-uri, ordine, procese-verbale, procese-verbale, rapoarte, rapoarte, e-mail-uri etc.
Ce este corespondența internă?
Corespondența internă reprezintă toate scrisorile care sunt schimbate între angajații, departamentele și unitățile companiei, atât în formă oficială, cât și neoficială.
Circulația documentelor și a corespondenței societății – cine este responsabil pentru aceasta?
Fluxul de lucru al companiei este responsabilitatea nivelului de management și este, de obicei, reglementat de proceduri interne care definesc modul în care este tratată documentația pe parcursul întregului ciclu.
Conform unui astfel de proces, fiecare companie ar trebui să aibă un document care să instruiască circulația corectă a corespondenței și a documentelor în cadrul companiei, iar fiecare angajat ar trebui să fie familiarizat cu acesta.
Discutați cu expertul nostru despre circulația corespondenței în compania dvs.
Cum se poate optimiza procesul de lucru al corespondenței de birou?
Fluxul de lucru al documentelor electronice este procesul de trecere a documentelor prin diferite etape de lucru în format digital. Ca parte a acestui proces, documentele sunt procesate, transmise, stocate, verificate și semnate electronic și transmise în mod automat către etapele sau utilizatorii următori. Prelucrarea documentelor electronice are ca scop înlocuirea proceselor tradiționale bazate pe hârtie și pe documente fizice, care sunt mai lungi, mai costisitoare și mai complexe. Prin urmare, prin intermediul procesării electronice a documentelor, procesele de afaceri pot fi accelerate, eficiența muncii poate fi crescută, iar riscul de pierdere și de acces neautorizat la informații confidențiale poate fi redus.
În prezent, nu mai este nevoie să se urmeze calea clasică a fluxului de lucru pe hârtie al unei companii. O soluție mult mai bună este introducerea unui sistem care să facă posibil transferul acestor activități în format electronic. Fluxul de lucru al corespondenței de birou va fi astfel mult mai bine optimizat, ceea ce va fi în beneficiul companiei, al angajaților, dar și al contractorilor, furnizorilor sau subcontractorilor.
Soluțiile noastre sprijină procesul de optimizare a circulației documentelor și a corespondenței de birou. Una dintre acestea este sistemul electronic e-office din cadrul sistemului V-Desk. Ca parte a soluției de la Primesoft, este posibilă digitalizarea documentelor, scanarea, arhivarea și efectuarea înregistrării automate.
Programul e-Clerkship permite:
stocarea în siguranță a întregii corespondențe a companiei
creșterea controlului asupra accesului la documentele pe hârtie și electronice
să economisească timp pentru personalul care trebuie să se angajeze în activități manuale de corespondență de birou
generați rapoarte cu orice tip de declarații
să păstreze o evidență completă a corespondenței de birou
reducerea costurilor asociate cu păstrarea unor registre separate
să gestioneze corespondența de birou în mod eficient și transparent
