Automatizarea permite companiilor să eficientizeze activitatea zilnică, reducând în același timp costurile inutile și sporind eficiența angajaților. Multe procese manuale care necesită mult timp pot fi delegate către algoritmi, iar timpul angajaților poate fi alocat altor sarcini importante.
Ce este automatizarea proceselor de birou?
Termenul de automatizare este asociat în mod obișnuit cu înlocuirea oamenilor cu roboți sau mașini. Cu toate acestea, ar fi o greșeală să îl asimilăm exclusiv cu mecanizarea, deoarece este, în esență, următoarea etapă de dezvoltare. Sarcina automatizării constă în degrevarea oamenilor de activitățile care pot fi stabilite cu succes ca fiind sarcini care urmează să fie executate cu ajutorul unor instrumente adecvate în aplicații dedicate.
În cazul automatizării proceselor de birou, sarcina sa va fi de a raționaliza activitățile manuale, repetitive și neschimbabile care sunt implicate în manipularea și gestionarea documentelor. Acest lucru reprezintă o economie uriașă de timp și energie pentru angajați. Automatizarea nu se regăsește doar în domeniul industrial, birotic sau economic. Ea este prezentă și în locuințe, de exemplu sub forma unor senzori care detectează mișcarea și activează luminile, și câștigă din ce în ce mai multă popularitate sub denumirea de casă inteligentă.
Exemple de automatizare a proceselor de birou – ce sarcini pot fi automatizate?
Multe sarcini de birou pot fi automatizate pentru a ușura sarcina angajatului. Printre acestea se numără:
Circulația facturilor electronice
Circulația documentelor
Plăți
Gestionarea concediilor și a misiunilor
Crearea de rapoarte și analize
Gestionarea reclamațiilor și a retururilor
Serviciul clienți
Beneficiile automatizării la birou – ce va câștiga afacerea dumneavoastră?
Introducerea automatizării proceselor de birou aduce multe beneficii unei întreprinderi. Aflați care sunt cele mai importante.
Economisirea timpului personalului
Sarcinile plictisitoare, manuale, sunt extrem de consumatoare de timp. Delegarea acestora pentru a fi efectuate de un algoritm economisește semnificativ timpul angajaților, care îl pot dedica altor activități, de exemplu: specialiștii în vânzări se pot concentra pe crearea de oferte de vânzare individuale în loc să actualizeze documentația. Documentația primită, datorită unor mecanisme dedicate, cum ar fi OCR, este înregistrată automat în sistemele relevante.
Crearea unui spațiu propice creativității
Fără sarcini manuale și repetitive, angajaților li se oferă mult mai mult timp și spațiu pentru sarcini creative care necesită gândire independentă, planificare și execuție individuală.
Risc minim de erori
Un angajat care efectuează activități repetitive în mod ciclic poate face cu ușurință o greșeală, fie și numai ca urmare a distragerii atenției, a introducerii incorecte a datelor sau a faptului că acționează din memorie. Introducerea automatizării va reduce posibilitatea de eroare și va accelera semnificativ executarea unui anumit proces.
Servicii de mai bună calitate
Automatizarea aduce beneficii și pentru clienții companiei. Atunci când este utilizată în cadrul serviciilor de asistență pentru clienți sau în cazul reclamațiilor, nu numai că poate accelera considerabil întregul proces, dar poate oferi și asistență fără a fi nevoie de intervenția angajaților.
Birotică – în ce industrii va funcționa?
Automatizarea proceselor de birou va funcționa bine în orice sector imaginabil, datorită versatilității sarcinilor, cum ar fi înregistrarea facturilor, contabilizarea călătoriilor de afaceri sau a concediilor angajaților, precum și crearea de rapoarte și declarații sau efectuarea de plăți.
Automatizarea proceselor în serviciul clienți
În plus, automatizarea proceselor se va potrivi perfect cu standardele de deservire a clienților, unde este foarte important să oferi asistență rapidă, să răspunzi la întrebări sau să oferi informații detaliate pe un anumit subiect. De asemenea, automatizarea sprijină perfect companiile în colectarea de date privind preferințele potențialilor clienți, ceea ce permite departamentului de vânzări să pregătească mai bine o ofertă. Un instrument excelent pentru acest lucru este un sistem CRM.
Automatizarea în marketing
Personalul de marketing este, de asemenea, dornic să utilizeze automatizarea. Aceasta îi sprijină în planificarea activității întregii echipe, delegarea sarcinilor, crearea de declarații și rapoarte, precum și în comunicarea zilnică și circulația documentelor importante.
Automatizarea muncii prin sistemul V-Desk
Timp de 20 de ani, sistemul V-Desk a sprijinit munca eficientă și automatizarea proceselor de birou în diverse domenii. În cooperare cu software-ul nostru OCR, V-Desk digitalizează complet documentele și îmbunătățește gestionarea acestora. Alte module sprijină alte procese de lucru din cadrul companiei. Acestea includ cel mai adesea circulația corespondenței și chestiuni legate de resurse umane. În cazul managementului de personal, V-Desk este cel mai adesea utilizat pentru dosarele angajaților, procesele de recrutare, precum și pentru formarea și evaluarea angajaților. În plus, în acest domeniu sunt utilizate soluții precum înregistrarea și gestionarea concediilor, evidența prezenței și raportarea și contabilizarea călătoriilor de afaceri. În plus, poate fi utilizat pentru gestionarea proceselor de achiziție, a bugetării și a intranetului intern al companiei. Doriți să aflați mai multe informații? Faceți acum o programare pentru o prezentare gratuită.
