În această eră a transformării digitale și a digitalizării globale, este din ce în ce mai greu să ne imaginăm companii fără sisteme IT. Gama de soluții și tehnologii disponibile pe piață este foarte largă. Companiile utilizează o mare varietate de soluții și instrumente pentru a-și automatiza și digitaliza activitatea. Astăzi, vom explica ce este managementul electronic al documentelor și cum funcționează sistemul EZD. Vom discuta toate avantajele utilizării unui astfel de software într-o organizație. De asemenea, vom răspunde la întrebarea în ce sectoare sunt cel mai frecvent utilizate astfel de sisteme. Lectură plăcută!
Co to jest elektroniczne zarządzanie dokumentacją?
Este vorba de gestionarea proceselor de flux de documente în întregime în format digital la fiecare nivel al organizației. Implică introducerea unui document pe hârtie sau digital în fluxul de lucru și apoi procesarea acestuia în mod cuprinzător în cadrul personalului și al structurii departamentale.
În prezent, în condițiile în care majoritatea companiilor mizează pe transformarea digitală, gestionarea documentelor electronice a devenit o parte integrantă a realității de afaceri.
Circulația și manipularea digitală a documentelor este posibilă datorită sistemelor moderne EZD, care au devenit din ce în ce mai populare în Polonia și în întreaga lume în ultimii ani. Avantajele acestora încep să fie recunoscute de tot mai multe companii și instituții.
Cum funcționează în practică sistemele EZD?
În locul unei arhive tradiționale pe hârtie, documentele sunt stocate în format digital. În acest fel, fiecare utilizator le poate accesa ușor și rapid. Ca parte a gestionării electronice a documentelor, documentele sunt scanate, indexate și plasate într-un sistem de gestionare a documentelor (DMS). Acest lucru face posibil ca un angajat să găsească documentele necesare în câteva secunde, fără a mai fi nevoit să caute prin dosare pe hârtie.
Cu alte cuvinte, gestionarea documentelor digitale este procesul de punere în circulație a unui document în format digital în cadrul unei organizații. Acest lucru poate avea loc cu ajutorul unei soluții de scanare OCR și de recunoaștere a textului sau prin crearea unui dosar în format electronic și apoi prin atribuirea modului corespunzător. Documentele sunt revizuite, acceptate sau respinse și apoi decretate la următorul nivel de aprobare sau la alte departamente.
Discutați cu noi despre un sistem de gestionare a documentelor digitale!
Ce documente sunt cel mai des gestionate digital?
Depinde în mare măsură de specificul companiei sau al instituției și de procesele interne și externe. Cu toate acestea, cele mai frecvente fluxuri de lucru electronice includ documente precum:
Documente comerciale și de stoc
Documente financiare
Cereri și scrisori oficiale
Contracte, împuterniciri sau acte notariale
Corespondență
Documentație tehnică
Personalul și documentația personalului
Instrucțiuni și proceduri interne
Dosare medicale
Documentația proiectului
Ce entități sunt cele mai susceptibile de a utiliza sisteme de gestionare a documentelor electronice?
Sistemele de gestionare electronică a documentelor sunt utilizate de o gamă largă de companii și instituții. Acestea sunt deosebit de utile pentru organizațiile care stochează volume mari de documente, cum ar fi facturi, contracte sau procese-verbale. Foarte des, astfel de sisteme sunt utilizate de companii din sectorul financiar, inclusiv bănci și asigurători. Sistemele EZD sunt deosebit de utile în acest sector din cauza volumului mare de documente, cum ar fi contractele de împrumut sau polițele de asigurare, care trebuie să fie stocate și gestionate într-un mod sigur și conform.
Alte sectoare în care sistemele de gestionare a documentelor digitale sunt utilizate în mod obișnuit sunt sectorul medical și cel farmaceutic. În aceste industrii, documentația este extrem de importantă și trebuie să fie păstrată în siguranță și confidențialitate. Aceste sisteme permit ca documentele să fie recuperate rapid și ușor și să fie puse la dispoziția doar a personalului autorizat.
În sectorul public, sistemele EZD sunt utilizate pe scară largă de către funcționarii de la diferite niveluri, atât în birourile locale, cât și în instituțiile centrale. În cadrul acestor instituții, aceste sisteme permit stocarea și partajarea cu ușurință a documentelor, precum și îmbunătățirea eficienței muncii.
De asemenea, proprietarii și angajații birourilor de contabilitate folosesc foarte des sistemele EZD pentru a-și desfășura activitatea de zi cu zi mai eficient.
În general, un număr din ce în ce mai mare de companii și organizații dintr-o gamă largă de industrii și sectoare, în care documentația este crucială pentru operațiuni eficiente și sigure, utilizează acest tip de soluție.
Cum arată managementul documentelor electronice în administrația publică?
După cum am menționat deja, sistemele EZD sunt foarte des utilizate de administrația publică centrală și de unitățile administrației locale. Una dintre cele mai importante întreprinderi recente este implementarea unui sistem de gestionare electronică a documentelor în cadrul Cancelariei Primului Ministru. Proiectul EZD RP vizează nu numai eficientizarea activității funcționarilor KPRM, ci și îmbunătățirea calității serviciilor oferite cetățenilor.
Gestionarea documentelor digitale în birourile guvernamentale, administrațiile centrale și autoritățile locale este crucială datorită multitudinii de documente și procese care trebuie să se desfășoare în mod eficient, sigur și în conformitate cu legislația în vigoare.
Primul pas în gestionarea eficientă a documentelor digitale în instituțiile publice este scanarea și digitalizarea documentelor pe suport de hârtie. Documentele scanate sunt apoi procesate într-un sistem care permite editarea, căutarea, partajarea și arhivarea lor. Sistemele de gestionare a documentelor în instituțiile publice permit, de asemenea, crearea de formulare electronice care pot fi completate și transmise online. În acest fel, procesele administrative devin mai eficiente și mai convenabile pentru cetățeni și întreprinderi.
Un element important al managementului documentelor digitale în instituțiile publice este securizarea datelor împotriva accesului neautorizat și a pierderii documentelor. Aceste sisteme permit stabilirea de drepturi de acces pentru utilizatorii individuali, ceea ce face posibilă controlarea persoanelor care au acces la anumite documente. Ca parte a sistemelor de gestionare a documentelor în instituțiile publice, un rol important îl joacă și procedurile de verificare, care sunt utilizate pentru a verifica autenticitatea și conformitatea documentelor cu legea. În caz de neconformitate, documentul este respins și trebuie corectat.
Comentariul expertului Primesoft
“Modalitățile tradiționale de organizare a muncii cu documente pe hârtie și semnarea lor manuală cu un pix sunt de domeniul trecutului. Devine din ce în ce mai dificil să ne imaginăm că putem lucra în mod eficient într-o învălmășeală de documente pe hârtie și dosare. O organizație în creștere trebuie să evolueze în pas cu vremurile și să introducă sisteme moderne, digitale. Astăzi, gestionarea electronică a documentelor devine nu numai o necesitate, ci și un standard. Introducerea sa într-o organizație devine posibilă datorită unui software precum V-Desk, care digitalizează în mod cuprinzător procesele de lucru cu documente.”
Șef de implementare la Primesoft Polska
Maciej Janowski
Care sunt principalele beneficii ale utilizării sistemelor EZD?
Orice organizație care implementează un program de gestionare electronică a documentelor simte deja beneficiile unei astfel de implementări după doar câteva luni. Printre cele mai importante avantaje ale utilizării sistemelor EZD se numără:
- Costuri mai mici de gestionare a documentației pe hârtie. În special, economiile includ achiziția de hârtie, tipărituri – adică cerneală, tonere și service în caz de defecțiune.
- Acces mai ușor și mai rapid la documente. Software-ul EZD permite căutarea, vizualizarea și partajarea mai eficientă a documentelor, accelerând procesele administrative și de afaceri.
- Un control mai mare asupra documentației. Sistemele EZD permit stabilirea drepturilor de acces, permițându-vă să controlați cine are acces la anumite documente.
- Securitatea documentelor. Digitalizarea asigură o securitate mai eficientă a documentelor împotriva pierderii și a accesului neautorizat.
- Îmbunătățirea calității serviciilor. Sistemele de gestionare electronică a documentelor contribuie la îmbunătățirea calității serviciilor prin procesarea mai rapidă a documentelor și o mai mare precizie în verificare.
- Colaborare mai ușoară. Sistemul EZD facilitează colaborarea între angajați și partenerii de afaceri, permițând partajarea și transferul mai ușor al documentelor.
- Ecologic. Utilizarea sistemelor de gestionare a documentelor reduce utilizarea hârtiei și a altor materiale de birou, ceea ce este benefic pentru mediu.
- Automatizarea și optimizarea muncii. Sistemele informatice EZD care permit gestionarea eficientă a documentației fac munca mai rapidă, mai automată și mai plăcută.
Managementul electronic al documentelor (EZD) prin intermediul sistemului V-Desk
Sistemul V-Desk este mai mult decât un simplu software pentru gestionarea documentelor electronice într-o organizație. Posibilitățile oferite de V-Desk sunt mult mai mari! Este un sistem din clasa DMS/Workflow, ceea ce înseamnă că permite atât circulația electronică a documentelor, cât și a proceselor de lucru în cadrul unei companii sau administrații publice. V-Desk face posibilă introducerea unui document pe hârtie în fluxul de lucru electronic datorită modulului OCR de la Primesoft. Formularul digital poate fi apoi procesat în conformitate cu procedurile aplicabile în cadrul organizației. Totuși, asta nu este tot. V-Desk permite modelarea proceselor și gestionarea altor aspecte intra-companie, cum ar fi prezența, raportarea și contabilizarea călătoriilor de afaceri, a concediilor și a rezervării resurselor interne. O altă caracteristică interesantă este posibilitatea de a bugeta proiecte, care funcționează bine cu gestionarea digitală a documentației de proiect. Explorați astăzi posibilitățile sistemului V-Desk, făcând o programare pentru o prezentare gratuită.
