Fără hârtie – următorul pas al viitorului
Eliminarea documentelor pe suport de hârtie reprezintă eliminarea formei tradiționale de hârtie a documentelor în favoarea unei versiuni digitale.
Implementarea eficientă a proceselor de afaceri și utilizarea de soluții moderne, digitale, conduc la automatizarea și digitalizarea fluxurilor de lucru.
Strategia de eliminare a hârtiei este o soluție pentru companiile care doresc să lupte pentru modernitate și să-și sporească competitivitatea, care sunt conștiente de necesitatea de a îmbunătăți eficiența operațională a proceselor lor de afaceri și care doresc să funcționeze în mod eficient din punct de vedere al costurilor.
Documentele pe hârtie sunt încă prezente în aproape toate departamentele și reprezintă o parte esențială a funcționării unei companii: facturi, comenzi, contracte, cereri, scrisori și multe altele.
Funcționarea unei companii bazată doar pe un flux de lucru tradițional pe suport de hârtie este acum depășită.
După cum arată rezultatele multor studii, procesele bazate pe hârtie sunt incredibil de ineficiente:
- reduc productivitatea
- duc la creșterea costurilor
- pun în pericol securitatea informațiilor
Principalele aspecte ale afacerii digitale sunt: fluxurile de lucru electronice, semnăturile electronice, facturarea electronică, cloud computing sau canalele de comunicare digitală, precum și dispozitivul mobil, care este atât de frecvent utilizat în zilele noastre.
Paperless, Este posibil un birou fără hârtie?
Luați în considerare, de exemplu, timpul necesar pentru a procesa formularele pe hârtie sau spațiul fizic necesar pentru a stoca aceste documente. O pierdere de timp și de bani.
Rețeta pentru a scăpa de hârtii și pentru a moderniza organizația, adică pentru o mai bună performanță a afacerii, constă în implementarea unei strategii de eliminare a hârtiei.
Companiile care nu renunță astăzi la vechile obiceiuri și nu adoptă soluții digitale vor rămâne mâine în urma concurenților lor inovatori.
“Alegerea corectă a instrumentelor pentru a realiza digitalizarea reprezintă succesul implementării cu succes a unei strategii fără hârtie. Atingerea formelor electronice ale documentelor și acoperirea cu acestea a majorității domeniilor de funcționare a organizației este un obiectiv spre care trebuie să tindem. Instrumentele pentru atingerea acestui obiectiv includ sisteme IT din clasa fluxurilor de lucru și DMS,” – spune Michał Matejko de la Primesoft Polska, un furnizor de software de fluxuri de lucru.
“Eliminarea documentelor pe suport de hârtie, renunțarea la procesele de afaceri desfășurate în mod tradițional sau renunțarea la semnăturile cu pixul și hârtia – devin un fapt cotidian și o necesitate.” – adaugă dl Michal, care este implicat de mulți ani în procesele de digitalizare a companiilor.
Mama Pământ – să începem să ne gândim serios la ea
Factorul de mediu rămâne important. În fiecare secundă, la nivel mondial se produc peste 10 tone de hârtie. Acest lucru are un impact asupra consumului de energie și de apă, asupra creșterii poluării aerului și a defrișărilor – fiecare foaie de hârtie folosită face o diferență în acest moment. Se estimează că până în 2030 – comparativ cu 2005 – producția anuală de hârtie la nivel mondial se va dubla.
Primul pas pentru a salva Mama Pământ este reducerea consumului de hârtie. Procesul de producție a hârtiei se află în fruntea listei celor mai dăunătoare pentru mediu. Se estimează că, în medie, un birou folosește 10.000 de coli de hârtie pe an. Asta înseamnă trei sferturi dintr-un acru de pădure de pini. Și ar putea fi salvată în fiecare an! Gândiți-vă înainte de a da click: PRINT!
