O organizație în creștere se confruntă adesea cu o creștere a cantității de documente pe hârtie și electronice în circulație. Angajații pierd timp căutând documente, aflând cui să le direcționeze sau chiar pierzându-le în aglomerația omniprezentă. O companie sau o instituție administrată în mod profesionist nu își poate permite astfel de probleme. Acesta este motivul pentru care sistemele DMS au devenit din ce în ce mai populare în ultimii ani. În acest articol, vă vom prezenta ce sunt astfel de sisteme și ce beneficii pot fi obținute prin implementarea lor într-o organizație.
DMS – ce este un sistem de management al documentelor?
Un DMS (Document Management System) este pur și simplu un sistem de gestionare a documentelor în cadrul unei companii sau al unei alte organizații. Acesta este un software care permite stocarea, clasificarea, decretarea și aprobarea documentelor, precum și recuperarea ușoară a acestora și partajarea lor în cadrul unei organizații. Sistemele DMS diferă în funcție de funcțiile pe care le au.
Cum funcționează programele DMS?
Sistemul DMS facilitează executarea eficientă și rapidă a activităților legate de înregistrarea, clasarea și clasificarea, partajarea și arhivarea documentelor. Documentele din DMS sunt, de obicei, organizate într-o structură arborescentă. Acest lucru face posibilă crearea unui aranjament ierarhic al documentelor pentru fiecare activitate sau departament al companiei. Mai jos sunt prezentate câteva dintre capacitățile de bază ale software-ului de gestionare a documentelor DMS:
Stocarea și arhivarea documentelor.
DMS permite stocarea și arhivarea documentelor într-o bază de date centrală care poate fi accesată de pe o varietate de dispozitive sau din diverse locații. Acestea sunt fișiere electronice preprocesate de pe hârtie sau în format digital. În mod obișnuit, baza de date a documentelor și a programului DMS este găzduită într-un cloud securizat.
Organizarea și decretarea documentelor:
Programul DMS face posibilă clasificarea documentelor pe baza diferitelor criterii. Printre acestea se numără cel mai adesea tipul de document, data, persoana responsabilă pentru document sau proiectul din care provine documentul. Un aspect important este proiectarea fluxurilor de lucru individuale ale documentelor și a nivelurilor de acceptare a acestora. Atribuirea de etichete suplimentare documentelor individuale facilitează mult căutarea ulterioară a acestora.
Căutarea documentelor
Este important ca sistemul DMS să dispună de capacități de căutare și filtrare a documentelor full-text. Elementele de document atribuite corect sau etichetele acestora vor accelera activitatea în fiecare etapă a fluxului de documente electronice al companiei. Căutarea va deveni mai eficientă atunci când se utilizează cuvinte-cheie sau date specifice.
Partajarea și versiunea documentelor.
Prin împuternicirea adecvată a angajaților unei organizații, pentru documente individuale sau categorii, aceștia pot partaja și edita mai ușor documentele. Controlul deplin și fluxul de lucru datorită versiunii și partajării eficiente a documentelor vor fi cu siguranță utile în orice companie mai mare. Controlul sau urmărirea modificărilor aduse versiunilor documentelor și posibilitatea de a le revizui reduc la minimum riscul de erori, precum și verificarea cine și când a făcut anumite modificări la un document.
Aflați cum funcționează DMS-ul nostru – V-Desk – și ce poate face!
Prezentare gratuită a DMS V-Desk!
Utilizarea DMS în companii
Utilizarea sistemelor DMS în întreaga lume devine din ce în ce mai populară. An de an, valoarea de piață a acestor sisteme continuă să crească. În prezent, aceasta este estimată la cel puțin câteva miliarde de dolari. Ce companii sunt cele mai susceptibile de a utiliza fluxuri de lucru electronice în programele DMS și cum?
În principiu, acest tip de soluție poate fi implementat în orice industrie sau companie. În principiu, orice organizație mai mare poate și ar trebui să își optimizeze activitatea cu ajutorul unui software DMS.
Firmele de avocatură
Birouri de contabilitate
Marile corporații
Societăți comerciale
COMPANII DE SERVICII
Ferme
Companii de producție
Companii de producție
SECTOR PUBLIC
Securitatea DMS
Un element esențial al oricărui DMS bun este securitatea acestuia. Software-ul ar trebui să fie găzduit într-un cloud securizat. Conexiunile trebuie să fie criptate și partajate doar prin intermediul unor VPN-uri securizate. Parolele trebuie să fie puternice, iar sistemul trebuie să impună schimbări frecvente. Autentificarea utilizatorului cu doi factori ar trebui să fie activată la conectare. De asemenea, este de la sine înțeles că fiecare angajat ar trebui să primească permisiuni adecvate din partea supervizorilor sau a administratorilor. Astfel, documentele vor rămâne în siguranță.
Să vorbim despre sistemul V-Desk DMS
Principalele beneficii ale implementării unui DMS:
Sistemele DMS sunt extrem de funcționale, dar și simplu de utilizat. Ele constituie o parte foarte importantă a procesului de digitalizare a companiilor și de transformare digitală. Un sistem de gestionare a documentelor reduce timpul, costurile și erorile asociate cu procesarea documentelor. Cele mai importante beneficii și avantaje ale folosirii unui DMS într-o companie sunt, în special:
- Costurile asociate cu tipărirea, fotocopierea și stocarea fizică scad;
- Documentele nu sunt distruse sau pierdute;
- Sistemul este un loc central pentru stocarea tuturor informațiilor și documentelor, asigurând astfel ordine și o mai bună organizare în cadrul companiei;
- Eficiența este sporită în ceea ce privește fluxul, prelucrarea și gestionarea documentelor. Un utilizator (de exemplu, un director) poate verifica în orice moment lista de documente care necesită reprelucrare. Programul poate trimite memento-uri angajaților cu privire la documentele restante care trebuie redirecționate sau aprobate.
- DMS oferă o imagine de ansamblu a tuturor etapelor în care se află un document, precum și a persoanelor care l-au gestionat și când.
- Automatizează și optimizează și digitalizează procesele de afaceri eliminând erorile comune și crescând astfel productivitatea angajaților.
- Îmbunătățește viteza fluxului de informații și a comunicării la diferite niveluri (și departamente ale companiei), fără a fi nevoie de întâlniri și contacte față în față.
- Îmbunătățește promptitudinea echipelor prin raționalizarea proceselor, precum și prin capacitatea de a monitoriza termenele limită pentru cazuri și documente individuale.
- Acesta oferă un acces simplu și rapid la documente și informații, indiferent de locația utilizatorului. Angajații pot accesa documentele, aplicațiile sau contractele de pe orice dispozitiv (inclusiv cele mobile), astfel încât pot lucra la distanță și își pot îndeplini sarcinile din orice locație.
- Posibilitatea de a căuta documente după orice atribut sau cuvânt și cu ajutorul sistemelor OCR (recunoașterea textului).
- Posibilitatea de a căuta documente după orice atribut sau cuvânt și cu ajutorul sistemelor OCR (recunoașterea textului).
- Gestionarea electronică a documentelor din mai multe surse – arhivare automată din e-mail, software și echipamente de birou, de exemplu, scanner, printre altele.
Avantajele și beneficiile utilizării unui software DMS de bună calitate într-o organizație sunt atât de vaste încât ar putea continua mult timp. Fiecare companie sau instituție va beneficia cu siguranță de implementarea unei astfel de soluții. Vă încurajăm să vă familiarizați cu posibilitățile oferite de sistemul V-Desk, care este utilizat de sute de companii din Polonia de ani de zile.
Comentariul expertului Primesoft
“Din ce în ce mai mult, companiile optează pentru soluții adecvate pentru a sprijini gestionarea electronică a documentelor. Și asta pentru un motiv întemeiat. În multe organizații, se întâmplă ca responsabilitatea pentru un anumit document să nu fie pe deplin definită. Acest lucru provoacă confuzii inutile. Acordarea unei anumite persoane a autorității potrivite pentru a procesa un document elimină astfel de probleme și îmbunătățește organizarea muncii. Fluxul de informații în cadrul organizației se îmbunătățește, iar timpul petrecut pentru găsirea unui document se reduce semnificativ.
Programele software de tip DMS contribuie la reducerea la minimum necesar a utilizării documentelor pe hârtie. Acest tip de soluție este V-Desk, care vă permite să gestionați eficient documentele electronice în cadrul organizației dumneavoastră.”
Account Manager w Primesoft Polska
Szymon Łuczak
Ce trebuie să urmați atunci când alegeți un sistem de gestionare a documentelor?
Fiecare companie are nevoi și capacități ușor diferite. Specificul fiecărei industrii face ca procesele de afaceri și fluxurile de lucru ale documentelor electronice să fie diferite. Cu toate acestea, există câteva aspecte la care merită cu siguranță să se acorde atenție atunci când se alege un DMS pentru o companie
Interfață clară și intuitivă
Securitate
Scalabilitatea soluției
Disponibilitatea în cloud
Oportunitatea de a se dezvolta în funcție de nevoile individuale
Posibilitatea de integrare cu alte sisteme IT
