Digitalizarea fluxurilor de lucru înseamnă integrarea tehnologiei digitale în multe domenii de activitate care operează în cadrul unei companii. Înseamnă schimbarea modului de lucru și de gândire al angajaților și introducerea unei strategii fără hârtie.
Prin digitalizarea fluxurilor de lucru, companiile sunt capabile să optimizeze procesele existente,creșterea accesului la informații, controlul asupra fluxurilor de informații,securitatea datelor și productivitatea. Este important de reținut că transformarea digitală afectează întreaga organizație, nu un domeniu selectat.
Digitalizarea necesită ca organizațiile să fie dotate cu instrumentele potrivite. Prin intermediul platformelor dedicate de digitalizare a documentelor și de gestionare a proceselor de afaceri, companiile își încep călătoria în lumea digitală.
Revizuirea tuturor proceselor existente
Efectuarea unei verificări complete a fluxurilor de lucru ale companiei și a tuturor proceselor de afaceri este unul dintre cele mai importante elemente ale digitalizării.
În organizațiile cu mai multe fluxuri de lucru complexe, multe procese de afaceri tind să fie trecute cu vederea, deși reprezintă o parte esențială a operațiunilor companiei.
Prioritatea ar trebui să fie întotdeauna identificarea procesului potrivit pentru a începe digitalizarea, iar rezultatele dorite ar trebui să fie clar definite înainte de implementarea planului de digitalizare.
Identificarea procesului de inițiere a digitalizării
Un sfat simplu este de a începe digitalizarea fluxurilor de lucru cu domenii care sunt ușor de digitalizat. Procesele care depind în mare măsură de hârtie reprezintă un punct de plecare excelent pentru digitalizarea afacerilor.
Acestea tind să fie în mod fundamental domenii care necesită un număr mare de angajați, cu un risc ridicat de eroare, un consum ridicat de hârtie sau o productivitate scăzută – sunt primele care trebuie digitalizate.
Procesele de afaceri care necesită o reproiectare completă ar trebui să fie lăsate până când un proces mai ușor a fost digitalizat cu succes.
Începe transformarea procesului selectat
Folosind informațiile de mai sus, companiile trebuie să țină cont de faptul că utilizatorii cheie sunt implicați în transformarea digitală încă de la început.
O altă chestiune este revizuirea procesului selectat așa cum a fost, identificarea blocajelor și a domeniilor de îmbunătățire și, în cele din urmă, detalierea împreună a planului de digitalizare.
Digitalizarea proceselor evidențiate poate reduce în mod semnificativ blocajele și poate crește eficiența proceselor, scurtând în același timp fluxurile de informații, ceea ce, în cele din urmă, crește productivitatea companiei în general.
Etapele următoare: Continuați transformarea treptată!
Odată ce digitalizarea primului proces a fost finalizată, este util să se efectueze o evaluare detaliată a modificărilor efectuate și să se analizeze împreună cu părțile interesate modul în care procesul digital a îmbunătățit fluxul de lucru.
Odată analizat impactul pozitiv al digitalizării primelor câteva procese, este oportun să se treacă treptat la transformarea digitală a celorlalte fluxuri de lucru din organizație.
Cu fiecare proces transformat succesiv, efectele digitalizării ar trebui, în cele din urmă, să converge către obiectivul de eficientizare generală și de funcționare eficientă a întreprinderii.
