Digitalizarea contabilității – eficientizarea muncii contabilului
Digitalizarea proceselor contabile înseamnă automatizarea multor procese din domeniul gestionării documentelor de cost, precum și schimbarea obiceiurilor angajaților, îmbunătățirea standardelor de lucru și, de asemenea, modificarea sferei activităților desfășurate.
Înlocuirea gestionării documentelor pe suport de hârtie cu sisteme electronice de gestionare a fluxurilor de lucru va permite gestionarea online eficientă a documentelor, va reduce la minimum riscul ca acestea să se piardă sau va rezolva problema plăților întârziate.
Digitalizarea va optimiza cheltuielile, va moderniza munca și, mai presus de toate, va diferenția compania de concurenții săi.
Departamentele de contabilitate care funcționează în mod tradițional procesează facturile pe hârtie. Datele facturilor sunt introduse manual în sistemul de contabilitate. Acest lucru consumă mult timp și se fac adesea greșeli. Eficiența scade, securitatea datelor este îndoielnică și riscul de eroare este destul de sigur. Mergând mai departe – arhivarea acestui document consumă timp și necesită spațiu, iar acest lucru reprezintă un cost suplimentar. Și pierderea facturilor? Este o problemă tăcută în multe companii.
Cum a schimbat digitalizarea operațiunile contabile?
Sistemele IT disponibile pe piață automatizează din ce în ce mai mult procesele contabile și le transferă în lumea virtuală.
Un exemplu în acest sens este platforma V-Desk, un sistem de flux de documente electronice care permite parcurgerea etapelor cheie ale procesului de gestionare a facturilor de cost, inclusiv:
1. înregistrarea documentelor.
Documentul intră automat în sistem prin scanare și prin utilizarea funcționalității OCR. Datele documentului nu sunt introduse manual, deoarece aplicația OCR le citește automat din facturi (date, sume, numere de cont etc.).
2. fluxul de lucru electronic.
Prin implementarea unui flux de lucru electronic, compania reduce de câteva ori timpul necesar pentru înregistrarea, verificarea și înregistrarea facturilor și procesarea plăților. În plus, aceasta deține controlul asupra întregului proces, care poate fi optimizat în mod continuu.
Versiunile electronice ale documentelor sunt distribuite în mod automat utilizatorilor selectați, iar sarcinile specifice care trebuie îndeplinite sunt direcționate la momentul potrivit către angajații relevanți, în etapa corespunzătoare. Totul se întâmplă pe cale electronică.
Documentele electronice nu necesită copiere, stocare și transport fizic. În plus, acestea garantează controlul asupra fluxului de informații și oferă o mai mare securitate. În orice moment, sunt disponibile informații despre cine deține o anumită factură și cât timp a fost deținută.
3. integrarea sistemelor.
Integracja to ważny elementem podczas wdrażania systemów zarządzania procesami i obiegu dokumentów. Użytkownik ma możliwość pobrania z systemu FK lub ERP do systemu workflow danych o kontrahentach, czy planie kont, a dalej w systemie EOD dokonuje opisu i dekretacji faktury na odpowiednie konta.
Integrarea este un element important atunci când se implementează sisteme de gestionare a proceselor și a fluxurilor de lucru. Utilizatorul poate descărca datele contractorului sau ale planului de conturi din sistemul FK sau ERP în sistemul de fluxuri de lucru, iar mai departe, în sistemul EOD, descrie și decrementează factura în conturile corespunzătoare.
Fluxul de lucru al documentelor electronice reprezintă o eficientizare completă a gestionării proceselor de gestionare a fluxului de lucru al documentelor de cost.
Pot fi identificate multe alte beneficii suplimentare în urma utilizării platformelor electronice de calcul al costurilor:
- eficiență sporită în procesarea documentelor
- stocarea unui singur document
- controlul plăților
- rapoarte de decontare disponibile în timp real
- înregistrarea completă a vizualizărilor, citirilor și modificărilor documentelor
- lichidarea arhivelor locale – copii locale ale documentelor
- serviciu de contabilitate mai rapid și mai ieftin
- disponibilitate mai mare a contabililor
- securitatea transferului de date
- eliminarea problemei documentelor pierdute
- protecție împotriva pierderii de date
