Pe baza experienței acumulate de Primesoft Polska în urma implementării proiectelor care susțin soluțiile de management al documentelor, precum și pe baza informațiilor colectate în cadrul unui sondaj de satisfacție al utilizatorilor platformei V-Desk, am pregătit un raport interesant despre principalele probleme legate de birocrație în companii.
Este clar că lucrătorul de la biroul de statistică utilizează până la câteva zeci de documente într-o zi.
Interesant este faptul că doar căutarea documentelor necesare poate lua o oră din ziua de lucru. Da, este dureros!
Mergând mai departe: nu mai puțin de 39% dintre angajați se plâng de așa-numitul “lasă-l pe George să o facă”, adică de transferarea responsabilităților pentru sarcini între ei.
În desișul de hârtie
Majoritatea lucrătorilor de birou îndeplinesc sarcini folosind mai mult de o duzină de tipuri de documente – acestea includ atât documente pe hârtie, cât și documente electronice. Care documente sunt mai frecvente?
24% dintre persoanele intervievate au declarat că lucrează cel mai des cu documente pe hârtie, iar cel mai mare număr, 42%, au indicat o proporție aproximativ egală de documente electronice și pe hârtie în activitatea lor zilnică. 34% lucrează în principal cu documente electronice.
De câțiva ani, este evident că întreprinderile poloneze se îndreaptă spre o transformare digitală, ceea ce înseamnă trecerea de la documentele pe hârtie la versiunile electronice ale acestora – în beneficiul mediului, dar nu numai.
Cât timp pierdem căutând documente?
Două treimi dintre lucrătorii de birou consideră că accesul rapid și ușor la documente este foarte important în munca lor. 29% acceptă că este oarecum important și doar 10% consideră că este important. Din fericire, niciunul dintre cei intervievați nu consideră că accesul eficient la documente nu este important.
O informație foarte importantă pentru noi a fost faptul că unul din zece angajați petrece mai mult de o oră pe zi doar pentru a găsi documentele de care are nevoie pentru munca de zi cu zi. Unul din șase are nevoie chiar și de o oră pentru acest lucru. Mai mult de 70% dintre respondenți petrec aproximativ 30 de minute pe zi pentru această activitate.
Îmbunătățirea organizării muncii – dar fără hârtie!
“Din ce în ce mai multe companii sunt convinse să implementeze soluții sistemice de management al informației”, spune Szymon Łuczak, reprezentantul Primesoft, “Platformele din clasa Workflow|DMS ajută la reducerea la minimum a utilizării documentelor pe suport de hârtie. Ele fac posibilă atribuirea clară a angajaților la sarcini specifice, ceea ce îmbunătățește organizarea muncii. Cel mai important, căutarea unui document specific într-un sistem electronic de clase de fluxuri de lucru devine trivială”. – adaugă dl Szymon.
Atunci când sfera de responsabilitate pentru documente nu este clar definită, apar polemici inutile, comentează Szymon Łuczak, – Atribuirea autorității potrivite persoanelor potrivite poate elimina astfel de probleme, facilitând în același timp foarte mult fluxul de informații în cadrul companiei.
Ce este important în lupta de birou cu documentele?
Întrebați despre motivele neînțelegerilor dintre angajați, respondenții noștri au indicat:
- în primul rând, termenii de referință neclari
- în al doilea rând, renunțarea la responsabilitatea pentru îndeplinirea sarcinilor
- Al treilea loc pentru păstrarea documentelor
- în al patrulea rând, pierderea documentelor
